Jäsenrekisteriseloste

JÄSENREKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste


1. Rekisterinpitäjä
Puunjalostusinsinöörit ry (PI)
Metsänneidonkuja 4
02130 Espoo

2. Rekisteriasioita hoitava taho
Puunjalostusinsinöörit ry / Jäsenpalvelu ja -tietojen ylläpito
Metsänneidonkuja 4
02130 Espoo
+358 40 132 6688, info@puunjalostusinsinoorit.fi

3. Rekisterin nimi
Puunjalostusinsinöörit ry:n jäsenrekisteri
 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisteriä käytetään jäsenpalvelujen hoitamiseen, jäsenviestintään: jäsentiedotteet ja markkinoinnin salliville ammatillinen suoramarkkinointi; sekä jäsenmaksujen laskuttamiseen. Jäsentietoja käytetään myös tutkimustoiminnallisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin sekä jäsenmatrikkelin tuottamiseen.


5. Rekisterin tietosisältö
Nimi, jäsennumero, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, viestinnän kieli, yhteys-, koulutus-, työpaikka- ja työnantajatiedot, laskutustiedot, aktiivisuus PI:n sisäisissä toimikunnissa, osallistuminen PI:n toimintaan ja tilaisuuksiin sekä mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot.

Toiminimijäsenten kohdalla yhteyshenkilön tiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
 

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja jäsenyystiedot saadaan jäsenyyden syntyessä, sen aikana jäsenen rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista ja osallistumisesta rekisterinpitäjän järjestämiin tilaisuuksiin ja toimintaan. Suoramarkkinointiin pyydetään jäseneltä erikseen suostumus tietosuojalain mukaisesti.
 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterissä olevia tietoja käytetään yhdistyksen omassa toiminnassa. Tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen ulkopuolelle ilman jäsenen kutakin kertaa varten erikseen antamaa nimenomaista suostumusta vain, jos tietojen luovuttaminen liittyy välittömästi yhdistyksen toimintaan.
 

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai kopioida EU-alueen ulkopuolelle.
 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käyttöoikeuksia hallinnoi PI:n nimeämä pääkäyttäjä. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan vain PI:n työntekijöille. Vaitiolovelvollisuus sitoo kaikkia jäsenrekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.

Rekisteripalvelu on toteutettu Amazon AWS –ympäristöön. Ympäristö täyttää PCI DSS Level 1 ja SOC 1 –tason sertifioinnit. Rekisterin teknisenä ylläpitäjänä toimii Avoine Oy. Avoine käyttää ainoastaan AWS:n EU-alueella sijaitsevia palvelimia, eikä tietoja siirretä tai replikoida EU-alueen ulkopuolelle.
 

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta 2).
 

11. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan tahoon (ks. kohta 2).

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamatta jättämisestä kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.
 

12. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin jäsenmatrikkelia varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta 2).